Управление лицензиями, как часть управления IT-активами.
Чем грозит применение нелицензионных программ?
Организации, которые используют в своей деятельности программные средства без соответствующего разрешения, всегда несут достаточно серьезные риски:
-
Юридические.
В российском законодательстве предусмотрено несколько типов ответственности за нарушение правовых норм в области лицензирования (статья 146 УК РФ):
-
уголовная – наказание в виде крупных штрафов до 500 тысяч рублей, обязательных, исправительных, принудительных работ, лишения свободы до 2х лет;
-
административная – конфискация конкретных (попадающих под нарушение) элементов программного обеспечения, аппаратных средств или ресурсов, предназначенных для воспроизведения программ, наложение штрафных санкций, как на отдельных сотрудников, так и на саму организацию;
-
гражданско-правовая – арест имущества и материалов, имеющих отношение к нарушению авторских прав на программное обеспечение, а также их изъятие, уничтожение, либо конфискация в собственность государства по решению суда.
2. Технические.
Даже небольшая фирма, не говоря уже о представителях крупного экономического сектора, использующая в своей деятельности нелицензированный софт, может понести значительные убытки, вызванные вирусами, невозможностью обновления программ, потерей конфиденциальности информации, простоями, отсутствием техподдержки и дополнительными трудозатратами.
3. Производственные.Отсутствие разрешений на ПО приводит к недостатку технических мощностей, необходимости закупки дополнительных ИТ-активов, простою имеющихся программных средств или неэффективности их работы.
4. Финансовые.Помимо расходов, связанных с уголовной ответственностью за применение нелицензионного ПО, компания испытывает нагрузку на бюджет из-за последствий некорректного учета программного обеспечения, содержания избыточного и малофункционального софта и т.д.
5. Репутационные.Чтобы заручиться доверием партнеров, бизнесу зачастую необходимо проходить процедуру аудита ИТ-инфраструктуры. Выявление таких моментов, как эксплуатация санкционных программ, существенно бьет по имиджу компании.
Учет и управление программными лицензиями.
Грамотное управление ПО и лицензиями не только снижает или исключает вышеописанные угрозы, но и создает условия для развития компании. Программное решение для управления активами и лицензиями на ПО – Software Asset Management (SAM) – инструмент, позволяющий бизнесу оптимизировать бюджет на эксплуатацию софта и лицензирование, соблюдая при этом все законодательные нормы и договорные обязательства.
Преимущества SAM.
Анализ использования программного обеспечения показывает, что у большей половины предприятий выявляется несоответствие между фактическим наличием аппаратных средств и количеством, числящимся в бухгалтерском учете. Комплексные системы контроля лицензий приносит существенную выгоду бизнесу, а именно:
-
Сокращение общей стоимости лицензионных договоров за счет исключения малоэффективного софта.
-
Доведение среднего коэффициента возврата финансовых вложений при внедрении SAM до показателя, равного 131%.
-
Приведение в соответствие закупок с ожидаемыми требованиями компании.
-
Обеспечение вторичного применения лицензий, экономящего около 5% годового бюджета на информационные технологии.
Возможности Software Asset Management.
Ключевая цель управления ИТ-ресурсами и лицензиями заключается в идентификации текущего состояния программного обеспечения на всех этапах его функционирования:
-
определение целесообразности приобретения или обновления ПО, согласно заявкам внутренних пользователей;
-
процесс закупки ПО;
-
внедрение в действующую ИТ-среду;
-
процесс эксплуатации программ;
-
вывод устаревших или неэффективных продуктов из оборота;
-
архивация или утилизация ПО.
- фиксация и отслеживание движения заказов на софт;
- приобретение, регистрация и осуществление учета лицензий;
- учет распределения программ по лицензиям между рабочими местами и пользователями;
- мониторинг лицензирования – отслеживание обновлений, сроков действия и т.д.;
- выдача периодических аналитических и статистических отчетов.
- состояние устройств на текущий момент,
- производитель платформы, программного обеспечения и аппаратного средства,
- версия и дата ввода в эксплуатацию ПО и технических средств,
- тип процессоров, их свойства, дата последнего запуска,
- память и дисковое пространство,
- видеоадаптеры,
- состояние оборудования и его сетевое название,
- количество используемых и свободных лицензий,
- дата приобретения, установки лицензий,
- состояние лицензий (необходимость в обновлении, приобретении новых или выводе из эксплуатации истекших).
Организация учета и управления лицензий на ПО возможна с помощью неспециализированных ИТ-продуктов, например, табличных редакторов. Такой вариант уместен и вполне оправдывает себя в рамках деятельности маленькой фирмы с ограниченным софтом. Для компаний, имеющих развитую ИТ-инфраструктуру, широкий технический функционал, ручной способ учета окажется проигрышным решением по следующим причинам:
- невозможность хранения информации по объектам управления;
- низкая оперативность обработки, обмена и предоставления данных;
- высокий процент недостоверности информации;
- дополнительная нагрузка на персонал;
- высокая трудоемкость процесса сбора и обработки данных;
- трудности с формированием отчетности и др.отсутствие актуальных и полных сведений об объектах управления.