ИТ-блог

Ручной учет ИТ-активов еще недавно мог казаться вполне рабочим подходом: список компьютеров и серверов хранится в Excel, информация о выданной технике фиксируется в таблицах, лицензии учитываются отдельным файлом, а изменения сотрудники ИТ-отдела вносят по мере необходимости.

Проблема начинается тогда, когда ИТ-инфраструктура становится достаточно большой и динамичной. Новые компьютеры закупаются, оборудование перемещается между подразделениями, сотрудники меняются, программное обеспечение обновляется, лицензии заканчиваются, а часть устройств может вообще оставаться вне поля зрения ответственных сотрудников.

В результате таблица, которая должна показывать актуальное состояние инфраструктуры, постепенно превращается в архив прошлых состояний. Современный учет ИТ-активов требует другого подхода — централизованного, автоматизированного и связанного с другими ИТ-процессами.

Что такое ручной учет ИТ-активов?

Ручной учет — это ситуация, когда сведения об оборудовании, программном обеспечении, лицензиях и других ИТ-ресурсах поддерживаются преимущественно человеком с помощью электронных таблиц, документов, отдельных баз или нескольких несвязанных между собой систем.

В такой модели сотруднику приходится самостоятельно:

• добавлять новые ИТ-активы;
• фиксировать перемещение оборудования;
• обновлять сведения о пользователях;
• контролировать сроки эксплуатации;
• отслеживать программное обеспечение и лицензии;
• проводить инвентаризации;
• сверять фактическое наличие техники с учетными данными;
• искать информацию о том, кто, где и каким оборудованием пользуется.

На небольшом количестве активов такой подход действительно может работать. Но с ростом инфраструктуры увеличивается и количество ручных операций, а вместе с ним — вероятность ошибок.

Почему Excel и ручные реестры перестают справляться

1. Информация быстро устаревает

Главная проблема ручного учета — не отсутствие данных, а отсутствие их актуальности. Сегодня в таблице может быть указано, что ноутбук закреплен за одним сотрудником, а завтра техника уже передана другому человеку. Если изменение не внесли сразу, реестр перестает отражать реальную картину.

Чем больше подобных изменений происходит ежедневно, тем сильнее расходятся учетные и фактические данные. Актуальный учет ИТ-активов должен отражать не то, как инфраструктура выглядела несколько недель назад, а ее текущее состояние.

2. Человеческий фактор становится системным риском

Даже внимательный специалист может забыть внести изменение, допустить опечатку или обновить одну таблицу, но не изменить связанную с ней информацию в другом файле. Особенно сложно поддерживать данные в актуальном состоянии, когда несколько сотрудников работают с разными реестрами.

Получается парадокс: чем больше компания вкладывается в контроль таблиц, тем больше времени специалисты тратят не на управление инфраструктурой, а на обслуживание самого учета.

3. Возникают разрозненные источники данных

Оборудование может учитываться в одном файле, лицензии — во втором, заявки пользователей — в Service Desk, финансовая информация — в бухгалтерской системе. В результате для ответа на простой вопрос приходится сопоставлять данные из нескольких источников.

Например, чтобы понять полную историю рабочего ноутбука, может потребоваться выяснить:

• когда он был приобретен;
• кому выдан;
• где находится;
• какое ПО установлено;
• какие лицензии используются;
• были ли обращения в техническую поддержку;
• какие работы с устройством проводились;
• планируется ли его замена.

При ручном подходе такой анализ занимает время и зависит от качества ведения каждого отдельного реестра.

4. Инвентаризация превращается в трудоемкий процесс

Периодическая инвентаризация необходима, чтобы сопоставлять фактическое состояние ИТ-инфраструктуры с учетными данными. Но если сведения собираются вручную, сама инвентаризация может потребовать значительных ресурсов.

Сотрудникам приходится проверять оборудование, сверять серийные номера, уточнять пользователей, искать расхождения и затем исправлять данные в нескольких местах. При автоматизированном подходе значительную часть этой работы можно перенести из ручных операций в информационную систему.

Например, 1С:ITILIUM поддерживает управление сервисными активами и конфигурациями, включая учет оборудования, основных средств и лицензий, а также контроль распределения и использования активов и конфигурационных единиц.

5. Сложно контролировать жизненный цикл оборудования

ИТ-актив — это не просто единица техники в реестре.

У него есть жизненный цикл:

закупка → поступление → ввод в эксплуатацию → назначение пользователю → перемещение → обслуживание → модернизация → вывод из эксплуатации → списание.

Если каждый этап фиксируется вручную, история актива может оказаться неполной.

Автоматизированный учет позволяет рассматривать ИТ-актив как объект управления на протяжении всего его жизненного цикла. Это особенно важно для компаний, где одновременно эксплуатируются тысячи компьютеров, серверов, сетевых устройств, принтеров и программных активов.

Чем автоматизация ITAM отличается от простого реестра?

ITAM (IT Asset Management) — это не просто электронный список техники. Задача управления ИТ-активами заключается в том, чтобы связать сведения об активах с процессами, затратами, пользователями, услугами и инфраструктурой.

Например, информация о конкретном сервере может быть связана с:

• его техническими характеристиками;
• местоположением;
• ответственным сотрудником;
• договором или поставщиком;
• затратами на обслуживание;
• установленным программным обеспечением;
• связанными конфигурационными единицами;
• заявками и инцидентами;
• зависимыми ИТ-сервисами.

Такой подход дает гораздо больше возможностей для анализа и принятия решений.

Что получает бизнес после перехода от ручного учета

Автоматизация управления ИТ-активами дает несколько практических эффектов.

• Единое информационное пространство. Сотрудники получают доступ к единому источнику актуальных сведений об инфраструктуре.

• Меньше ручной работы. Типовые операции по регистрации, изменению и контролю данных можно автоматизировать.

• Быстрее поиск информации. Не нужно открывать несколько таблиц и документов, чтобы собрать историю конкретного актива.

• Выше прозрачность затрат. Связь активов с финансовыми и сервисными данными помогает лучше понимать стоимость владения ИТ-инфраструктурой.

• Проще аудит. Структурированные данные позволяют быстрее находить расхождения и контролировать изменения.

• Более обоснованные решения. Руководитель ИТ-подразделения получает возможность принимать решения на основании актуальной информации, а не предположений.

Когда компании уже пора отказываться от ручного учета?

Универсального количества активов, после которого Excel перестает работать, не существует. Порог зависит от структуры организации и сложности инфраструктуры.

Однако есть признаки, которые показывают, что ручная модель уже стала ограничением:

• сотрудники регулярно исправляют одни и те же данные в нескольких местах;
• инвентаризация занимает много времени;
• сложно определить фактического владельца оборудования;
• информация в разных системах не совпадает;
• руководство не может быстро получить актуальный отчет по ИТ-активам;
• история перемещения оборудования ведется неполно;
• отсутствует единая информация о программном обеспечении и лицензиях;
• специалисты тратят много рабочего времени на поддержание реестров;
• инфраструктура распределена между несколькими филиалами;
• количество ИТ-активов постоянно растет.

Если несколько пунктов уже стали привычной частью работы ИТ-службы, имеет смысл рассматривать автоматизацию ITAM не как дополнительный проект, а как инструмент снижения операционной нагрузки.

1С:ITILIUM как основа для автоматизации управления ИТ

Одним из вариантов построения единой системы управления ИТ-процессами является 1С:ITILIUM.

Это решение на платформе «1С:Предприятие», разработанное с учетом практик ITIL и предназначенное для автоматизации ITSM- и ESM-процессов. В числе возможностей системы — управление сервисными активами и конфигурациями, лицензиями, финансами, аналитикой и отчетностью.

Отдельное преимущество такого подхода заключается в том, что управление активами можно рассматривать не изолированно, а в контексте работы всей ИТ-службы.

Например, данные об оборудовании могут быть связаны с обращениями пользователей, конфигурационными единицами и ИТ-сервисами. Это позволяет перейти от простого ответа на вопрос «где находится компьютер?» к более полезным вопросам: «какой сервис от него зависит?», «сколько стоит его обслуживание?» и «какие последствия возникнут при его замене?»

Подробнее о возможностях продукта можно узнать на странице 1С:ITILIUM: https://itil-plus.ru/products/itilium/.

Как «Актив Компьютерс» помогает перейти к автоматизированному учету

Для компаний, которые хотят не просто заменить Excel на еще одну систему, а выстроить полноценное управление ИТ-активами, важен не только выбор программного продукта, но и грамотное внедрение.

Актив Компьютерс специализируется на проектах по автоматизации ИТ-процессов и учету ИТ-активов. В рамках решений ITIL+ компания предлагает построение единой экосистемы для ITSM, SAM и ITAM на базе 1С:ITILIUM и U-CONNECT. Такой подход позволяет развивать автоматизацию постепенно — например, начать с учета активов и затем расширять систему на управление лицензиями, Service Desk и другие ИТ-процессы.

Поэтому сотрудничество с интегратором может быть особенно полезно в тех случаях, когда у компании уже накопилась большая база разрозненных данных или используются несколько систем учета. Важно не просто перенести существующие таблицы в новую программу, а определить структуру данных, процессы и взаимосвязи между активами.

Как перейти от ручного учета к автоматизации: пошаговый план

Переход на ITAM не обязательно должен быть одномоментным.

Шаг 1. Провести аудит текущего учета

Необходимо определить, где сейчас хранятся сведения об ИТ-активах и насколько они актуальны.

Шаг 2. Определить состав активов

Стоит заранее определить, какие категории будут управляться в системе:

• компьютеры и ноутбуки;
• серверы;
• сетевое оборудование;
• периферия;
• программное обеспечение;
• лицензии;
• виртуальные ресурсы;
• другие цифровые и материальные активы.

Шаг 3. Определить жизненный цикл

Для каждой категории важно установить основные этапы: закупка, ввод в эксплуатацию, использование, перемещение, обслуживание и списание.

Шаг 4. Настроить взаимосвязи

Следующий уровень зрелости — связь активов с пользователями, подразделениями, услугами, конфигурационными единицами и обращениями.

Шаг 5. Автоматизировать получение данных

Чем меньше информации сотрудники вводят вручную, тем ниже вероятность ошибок и тем выше актуальность реестра.

Шаг 6. Настроить контроль и аналитику

Система должна не только хранить данные, но и помогать отвечать на управленческие вопросы: какие активы используются, где находятся, сколько стоят, какие требуют внимания и какие риски связаны с их эксплуатацией.

Почему ручной учет ИТ-активов — это уже не просто неудобство

Главная проблема ручного учета заключается не в самих таблицах. Excel и другие инструменты могут быть полезны на определенном этапе развития ИТ-инфраструктуры.

Проблема возникает тогда, когда масштаб и динамика инфраструктуры превышают возможности ручного контроля. В этот момент учет начинает отнимать время, данные расходятся, инвентаризация усложняется, а руководству становится трудно получить целостную картину.

Автоматизация ITAM позволяет изменить сам принцип работы: вместо постоянного исправления реестров ИТ-служба получает структурированную систему управления активами и связанными с ними процессами. Именно поэтому современный учет ИТ-активов — это уже не электронная таблица, а часть единой системы управления ИТ.