ИТ-блог

По данным исследования, проведенного международной компанией Deloitte (входит в четверку крупнейших компаний, оказывающих аудиторские и консалтинговые услуги), в Российской Федерации владельцы бизнеса тратят на информационные технологии до 25% общего бюджета. Однако только 15% из них применяют отдельное программное обеспечение для управления этими лицензиями. Таким образом, бизнес расходует колоссальные финансовые ресурсы, но не контролирует результат.

Наличие лицензии на ПО влечет за собой определенные хлопоты, например, нужно следить за сроком ее действия, поскольку из-за просрочки платежа программное обеспечение отключается, т.е. в компании случается простой, и она несет убытки. Чтобы избежать проблем с эксплуатацией лицензионных программ, важно позаботиться об управлении лицензиями. Делать это эффективно и с оптимальными затратами можно с помощью ИТ-решения – Software Asset Management (SAM).

Продукт относится к компонентам управления IT-активами ITAM, рекомендации по внедрению которого описаны в практике ITIL. Согласно методическим указаниям, важно собирать и анализировать сведения о лицензиях, чтобы не допускать возникновения неприятных ситуаций. Такая информация понадобится также, если поставщик программного обеспечения сделает запрос на проведение аудита. Грамотное управление лицензиями превращает расходы на ИТ в инвестиции, полностью исключая лишние траты. 

Управление лицензиями на ПО – почему это важно?

Игнорирование аспектов управления использования разрешений на программы способствует возникновению целого ряда проблем в деятельности IT-службы компании:

• Нецелесообразные затраты – покупка софта с лишним функциональным наполнением, переплата за отдельные коробочные продукты взамен более экономичной пролонгации лицензии.

• Появление скрытых ИТ, которые сотрудники могут использовать для своих корыстных целей, мешая полноценному развитию бизнеса.

• Нарушение законодательства в области лицензирования, что влечет за собой уголовную, административную ответственность.

• Уменьшение основных показателей бизнеса. Отсутствие контроля IT-активов и эксплуатации лицензий на ПО приводит к критическим ошибкам, неполадкам в работе оборудования. Ситуация еще больше усугубляется, если в компании нет профессиональной службы технической поддержки.

• Трудности соблюдения лицензионных соглашений. Программы с разрешением типа SAP диктуют целый список требований, например, число пользователей, запусков и т.п., меняя их с высокой частотой. Следить за изменениями данных условий без автоматизированного средства практически невозможно.

• Бесконтрольное использование программного обеспечения после установки. Нередки случаи, когда компания после приобретения ПО попросту им не пользуется, продолжая платить за лицензии и содержание актива. В конечном итоге такая нерациональность приводит к убыткам.

• Сложности при проведении аудиторских мероприятий. Поставщики софта часто требуют от покупателя провести инвентаризацию активов ПО. Проблемы возникают, если компания не практикует управление лицензиями.  

Как грамотно и эффективно управлять программными лицензиями?

Контроль использования активов ПО не так прост, в этом деле важно учесть как можно больше нюансов, о которых пойдет речь далее.

Определение ключевых ориентиров для внедрения системы управления SAM.

Хватаясь за все моменты, связанные с процессом управления программным обеспечением и лицензиями, компания может упустить то, что будет полезно именно ей. На чем сосредоточить внимание?

1. Выявить поставщиков, продукты которых занимают львиную долю в расходах на софт.

2. Сформировать перечень правовых и учетных норм, обязательных для соблюдения при внедрении данного программного обеспечения.

3. Проанализировать финансовые риски, вероятные к возникновению при неправильной эксплуатации ПО.

Инвентаризация активов ПО

Проверка состояния информационно-технических ресурсов дает возможность бизнесу получить наиболее актуальные сведения об активах: типы программ, версии, конфигурации, расположение и закрепление за сотрудниками, перемещение и подробные характеристики. То же самое касается лицензий. Такая информация помогает не только соблюдать контрактные обязательства, но и своевременно принимать управленческие решения. IT-служба должна всегда знать, какому ПО соответствуют определенные разрешения, когда истекает срок их действия или требуется обновление, а какие лицензии являются экономически невыгодными для бизнеса.

В результате инвентаризации ИТ-активов появляется четкое представление о классификации софта: мастер-копии, наличие копий на сторонних ресурсах и накопителях (флешках, CD и т.д.), количество рабочих версий ПО, токены, коды лицензий и др. 

Составление регламента SAM

Системы контроля лицензий требуют регулярного соблюдения конкретных условий. Чтобы не упустить важные моменты, внедрите политику управления жизненного цикла лицензий на все типы программ. Свод правил и процессов может включать:

• мероприятия по продлению разрешений,

• закрепление ответственных за управление программными лицензиями,

• список запрещенного ПО к установке на персональные компьютеры персонала,

• способы блокировки попыток инсталляции запрещенного ПО,

• меры воздействия на нарушителей и пути решения проблем с установкой нелегального софта (уничтожение приложений и программ, применение штрафов к сотрудникам, увольнение и т.д.),

• действия, выполняемые при окончании срока эксплуатации лицензии,

• сценарии использования лицензий на мобильные приложения или облачные продукты.

После разработки правил можно описывать процессы управления программными лицензиями в системе SAM. Среди них выделяют:

• оформление новой заявки на закупку лицензии и программы,

• проведение договорной работы с производителями ПО,

• разработка проекта внедрения ИТ-продукта,

• техническое сопровождение и учет лицензий,

• утверждение графика инвентаризации использования программного обеспечения и проведение мониторинга,

• алгоритм удаления нелегальных программных объектов.

Автоматизирование процессов управления лицензий на ПО

Контроль ИТ-активов станет намного эффективнее, если максимально автоматизировать процессы SAM. Выбор инструментов и средств автоматизации зависит от нескольких факторов: поставленные цели, масштаб бизнеса, бюджет на сферу ИТ, состояние и структура компьютерного парка. Например, с задачей оповещения об истечении срока лицензии может справиться самый простой IT-продукт или ITSM-система, обслуживать которые сможет один менеджер.

Если компания ставит перед собой цель развития, расширения, обладая достаточным техническим потенциалом, ей придется устанавливать отдельные модули в виде SAM-платформ с широким функционалом.

Организация учета лицензий программного обеспечения возможна с помощью информационного центра управления конфигурациями CMDB, который отлично справляется с задачами контроля лицензионного ПО. В этом случае лицензии выступают в CMDB в виде конфигурационных элементов. К каждой лицензии можно задавать определенные параметры и ограничения (число запусков, привязка к аппаратному средству и др.).

Преимуществом инструмента CMDB, работающего на базе действующей ITSM-сети является отсутствие необходимости приобретать дополнительный функционал для внедрения SAM. Достаточно адаптировать систему под утвержденный регламент управления программными лицензиями.

Составление схемы развития процессов управления ИТ-активами

Цифровизация бизнеса неизбежно ведет к расширению IT-инфраструктуры и парка оборудования. Этот фактор требует от процесса контроля лицензий постоянного пересмотра и оптимизации. Т.е. компании важно привести в соответствие систему управления ИТ-ресурсами и лицензиями с основным планом развития бизнеса. Для достижения высокого результата в данном вопросе лучше прибегнуть к услугам специализированной компании, разбирающейся в понятии ITAM. Профессионалы пользуются лучшими методиками, описанными в библиотеке ITIL, что дает им возможность полно и объективно дать оценку текущему состоянию бизнес-процессов и разработать перечень мероприятий по успешному развитию SAM.