ИТ-блог

В деятельности каждой компании существует процесс, благодаря которому можно вывести работу IT сектора на более высокий качественный уровень. Однако зачастую этот процесс игнорируется со стороны бизнеса – это управление ИТ-активами.

ITAM (управление ИТ-активами компании) – управленческая система, соединившая в себе бизнес-практики по отслеживанию, контролю и корректировке состояний информационно-технических ресурсов на протяжении всего их жизненного цикла. ITAM будет полезна для компании любого масштаба и профиля деятельности, поскольку позволит эффективно управлять всем пакетом IT-активов.

Следует различать понятия "управление активами" (ITAM) и "управление программным обеспечением" (SAM), поскольку последнее относится к одной из категорий ITAM и не способно выполнять контрольные функции по отношению ко всем другим ресурсам.

Что относится к IT-активам?

Под информационно-техническим обеспечением компании подразумевается совокупность аппаратных и программных средств, а также документации, дающей право их использования:

• адаптеры,

• ПК,

• серверы,

• принтеры,

• программы,

• отдельные конфигурации ПО,

• приложения, лицензии,

• соглашения и т.д.

Любому бизнесу крайне необходимо владеть информацией не только относительно количества имущества, но и эффективности его применения, поскольку ИТ-активы являются частью капитальных вложений. Кроме этого, актуальным являются вопросы грамотного распределения ИТ-ресурсов и контроля прав доступа.

Технический прогресс и появление облачных технологий значительно упростили процесс управления IT-активами. Раньше данный процесс производился преимущественно вручную, с применением электронных таблиц и простейших программ, что требовало от компаний большого количества трудовых и временных ресурсов. Сейчас все изменилось: рассчитывать амортизацию, отслеживать состояние, месторасположение, перемещение и действия пользователей активов можно в автоматическом режиме.

ИТ-аудит, как часть ITAM.

Одним из наиболее значимых составных элементов управления IT-активами считается аудит (модуль Discovery). Что дает автоматизированный аудит ИТ-активов компании:

• информацию об установке и удалении программных ресурсов,

• сопоставление количества лицензий с реально эксплуатируемым ПО,

• соответствие фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета,

• оценка эффективности технического сопровождения и техподдержки IT-систем.

В результате аудиторских мероприятий бизнес четко понимает, когда нужно продлить лицензию, вывести из эксплуатации малоэффективные устройства, программы, произвести закупку нового оборудования, софта, ограничить или расширить права доступа текущим пользователям, принять решение по оптимизации ИТ-инфраструктуры и др.

Возможности ITAM системы.

С помощью автоматизации процесса управления IT-активами можно мониторить все стадии жизненного цикла любого информационно-технического ресурса:

• Формирование заявки на приобретение актива: регистрация пользовательского запроса, дальнейшее согласование и решение вопроса с закупкой (заключение договора с поставщиком, оформление необходимых документов).

• Ввод в эксплуатацию, выполнение технического обслуживания устройств и программного обеспечения (обновление, продление лицензий, контроль простоев и т.д.).

• Перемещение вследствие производственной необходимости, вывод из эксплуатации устаревших, неиспользуемых активов.

Одним из основополагающих принципов системы управления ИТ-активами является полнота охвата принадлежащих компании активов: в процессе участвуют как активные ресурсы, так и те, что не используются в настоящий момент. Почему это важно? Дело в том, что независимо от того, эксплуатируются аппаратные и программные средства или нет, компания все равно затрачивает бюджет на их содержание. В рамках этого принципа и повышения эффективности управления ИТ-активами бизнесу рекомендуется выполнять свод следующих правил:

• ведение учета затрат на ИТ, составление четких планов расходов,

• исключение нецелесообразных трат на ПО, лицензии, устройства,

• поиск способов снижения доли расходов (отказ от лишних программ, лицензионных документов, функций, не приносящих пользу бизнесу),

• перераспределение действующих ресурсов и списание ненужных компонентов IT-инфраструктуры для максимально эффективного их использования,

• исследование взаимосвязей между IT-активами, исключая критические моменты,

• восполнение информационных пробелов об активах: занесение данных о вендорах, классификации, типах, версиях, пользователях и др.,

• повышение квалификации сотрудников, работающих с IT-активами, с целью повышения результативности устранения проблем и обслуживания заявок потребителей,

• решение вопросов с кибербезопасностью: отсутствие контроля может стать причиной утечки информации и причинения ущерба деятельности компании,

• оптимизация и развитие системы управления аппаратными и программными активами для улучшения функционирования бизнес-процессов.  

Преимущества системы управления ИТ-активами.

Систематическое отслеживание и контроль всех информационных и технических ресурсов компании дает четкое представление о состоянии и полноте использования своего имущества с целью своевременного принятия управленческих решений по корректировке процессов и действий по различным направлениям для улучшения производительности активов.

Управление IT-активами (ITAM) предоставляет следующие возможности для бизнеса:

• помощь в согласовании расходов на ИТ в соответствии с реальной необходимостью,

• улучшение процесса эксплуатации ресурсов, сокращение простоев и связанных с ними затрат и убытков,

• уменьшение финансовых, технических, репутационных рисков, повышение IT безопасности,

• поддержка изменений в организационной структуре,

• обеспечение выполнения контрактных, лицензионных соглашений, норм законодательных и правовых актов и т.д.

Важно отметить, что решение по управлению ИТ-активами актуально не только для IT-отдела: сфера его функционирования распространяется на другие направления бизнеса. Сведения, получаемые с помощью ITSM, являются актуальными и полезными для каждого уровня управления.