Управление ИТ-активами и инвентаризация: в чем суть?
Долгое время информационные технологии (ИТ) и сопутствующие им департаменты рассматривались только как издержки. Концепция сочетания «актив» с ИТ даже не обсуждалась. Руководители продолжали отстаивать свои позиции на планерках, так как бизнес-сектора определяли направления. Однако с развитием цифровизации, технологии стали необходимыми в самых разных областях, от сервиса до изготовления.
Разнообразие технологий и устройств возросло, что затруднило их управление без систематизации. Для компаний неэффективное применение инструментария приводит к убыткам, и именно тогда ИТ стали рассматриваться как активы, обеспечивающие рентабельность и поддержку бизнеса. В результате появилась сфера, известная как управление ИТ-активами (ITAM). Это направление иногда рассматривается как часть управления ИТ-услугами (ITSM), хотя у них разные акценты: первое касается ресурсов, второе - услуг.
Что такое ИТ-активы?
Понятие ИТ-актива является ключевым в контексте эффективного управления ресурсами компании, использующими информационные технологии. С ростом и разнообразием технологий компании сталкиваются с трудностью в предоставлении единого определения ИТ-актива. Следовательно, многие организации адаптируют понимание активов, исходя из своих специфических бизнес-потребностей.
Термин ИТ-актива становится важным для эффективного управления IT. Ключевые виды активов можно разделить на аппаратные ресурсы, контракты с третьими сторонами, внутренние разработки и лицензии на программное обеспечение (ПО). Успешное управление ИТ-активами требует внедрения процессов на всех стадиях их жизненного круга: от планирования до утилизации.
Основные типы ИТ-активов
· Инфраструктурные аппаратные средства - включают сетевые технологии, физические серверы, центры обработки данных и персональные устройства.
· Договоры с третьими сторонами – такие как аренда вычислительных мощностей, которые, хотя и не являются собственными активами, рассматриваются как важные для бизнеса.
· Внутренние разработки - программные решения и другие ресурсы, созданные внутренними ИT-специалистами.
· Лицензии на программы – права на эксплуатацию ПО, разработанного другими компаниями.
· Устройства пользователей - например, ноутбуки, ПК и смартфоны, которые принадлежат компании.
· Цифровые данные – сведения, которые генерируются и хранятся в рамках жизненного цикла компании.
В чем суть управления IT-активами
Управление ИТ-активами (ITAM) включает процессы, способствующие контролю и эффективному управлению активами на всех этапах их жизненного цикла: от планирования и приобретения до эксплуатации и удаления. Важно, чтобы управление ИТ-активами охватывало 12 главных областей:
· Управление закупками
· Управление идентификацией ресурсов
· Управление соответствием
· Управление коммуникациями и знаниями
· Управление утилизацией
· Управление документацией
· Управление финансами
· Управление юридическими вопросами
· Управление политиками
· Управление программами
· Управление проектами
· Управление поставщиками
Главная цель процессов управления ИТ-активами — обеспечить прозрачность в использовании информационных ресурсов и финансовую эффективность. Это достигается через оптимизацию закупок, мониторинг лицензионных политик и контроль за действительными потребностями бизнеса.
Управление ИТ-активами отличается от управления IT-сервисами тем, что специалистам удается говорить с бизнес-структурами «на языке денег», что является значимым аспектом для гармонизации стратегий развития информационных технологий и бизнеса в целом. Это создает предпосылки для синергии между различными подразделениями и способствует успешному развитию организации.
Инвентаризация ИТ-активов
Эффективное управление ИТ-активами начинается с инвентаризации. На этом этапе компании собирают данные о всех своих ресурсах: от серверов и компьютеров до программного обеспечения и лицензий. Важно не только зафиксировать наличие активов, но и отслеживать их текущее состояние, что позволяет проводить анализ и оценивать стоимость каждого элемента. Инвентаризация помогает избежать потерь, связанных с утратой или неправильным использованием ресурсов.
Далее, не менее важным шагом является планирование. Компании должны разрабатывать стратегии по оптимизации использования активов, учитывая их жизненный цикл. Важно предусмотреть возможности обновления и замены устаревших технологий. Такие меры помогают снизить затраты и увеличить рентабельность инвестиций, обеспечивая бизнесу конкурентные преимущества.
Также стоит отметить, что управление ИТ-активами включает в себя соблюдение требований законодательных норм и стандартов. Лицензирование программного обеспечения и соблюдение условий контрактов с поставщиками требуют внимательного контроля, чтобы избежать штрафов и репутационных потерь. Таким образом, грамотное управление ИТ-активами становится неотъемлемой частью успешного ведения бизнеса в условиях современного цифрового мира.
